Warunki przetwarzania danych

Załącznik do Regulaminu Obowiązuje od: 8 października 2026 r.

Niniejsze warunki stanowią umowę między Użytkownikiem jako administratorem a SIA "Qhosting" (nr rej. 40103183497) jako podmiotem przetwarzającym („Opernt”) na podstawie art. 28 rozporządzenia ogólnego o ochronie danych (RODO). Dotyczą danych osobowych, które Opernt przetwarza w imieniu Użytkownika.

1. Przedmiot i czas trwania

Opernt przetwarza dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi zgodnie z Regulaminem, przez czas korzystania z Usługi i do usunięcia danych zgodnie z pkt 9.

2. Charakter i cel przetwarzania

Przetwarzanie obejmuje:

• przechowywanie i porządkowanie danych;
• przygotowywanie naliczeń i faktur;
• rozpoznawanie i dopasowywanie płatności;
• wysyłanie powiadomień i przypomnień;
• przechowywanie dokumentów;
• udostępnianie portalu najemcy.

3. Osoby, których dane dotyczą

• Najemcy, w tym byli i potencjalni najemcy.
• Osoby kontaktowe i poręczyciele najemców.
• Płatnicy widoczni w operacjach bankowych Użytkownika.
• Inne osoby, których dane wprowadza Użytkownik.

4. Kategorie danych

• Imię i nazwisko oraz dane kontaktowe.
• Kod osobisty lub data urodzenia, jeżeli Użytkownik je wprowadza.
• Dane umowy najmu, naliczenia, płatności, zaległości i kaucje.
• Numer rachunku bankowego i informacje o płatności.
• Dokumenty i notatki.
• Dane korzystania z portalu najemcy.

Użytkownik nie wprowadza danych szczególnych kategorii, chyba że jest to niezbędne.

5. Obowiązki Opernt

Opernt: 1. przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Użytkownika. Są to Regulamin, niniejsze warunki oraz działania Użytkownika w Usłudze. Wyjątkiem są przypadki, gdy przetwarzanie jest wymagane przez prawo; 2. niezwłocznie informuje Użytkownika, jeżeli uzna, że polecenie narusza wymogi ochrony danych; 3. zapewnia, że osoby mające dostęp do danych są zobowiązane do zachowania poufności; 4. wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne bezpieczeństwa (art. 32 RODO), opisane w pkt 11 Polityki prywatności; 5. pomaga Użytkownikowi — w możliwym zakresie — odpowiadać na żądania osób, których dane dotyczą. Jeżeli Opernt otrzyma żądanie bezpośrednio, przekazuje je Użytkownikowi; 6. pomaga Użytkownikowi wywiązać się z obowiązków z art. 32–36 RODO, uwzględniając charakter przetwarzania i informacje dostępne Opernt; 7. informuje Użytkownika bez zbędnej zwłoki, nie później niż 48 godzin od powzięcia wiadomości, o każdym naruszeniu ochrony danych osobowych dotyczącym danych Użytkownika. Opernt przekazuje posiadane informacje, których Użytkownik potrzebuje do zawiadomienia organu nadzorczego; 8. na żądanie udostępnia informacje potrzebne do wykazania przestrzegania niniejszych warunków. Opernt dopuszcza uzasadnione audyty uzgodnione wcześniej na piśmie.

6. Dalsze podmioty przetwarzające

• Użytkownik udziela ogólnego upoważnienia do korzystania z dalszych podmiotów przetwarzających wymienionych w pkt 8 Polityki prywatności.
• Opernt zawiadamia Użytkownika co najmniej 30 dni wcześniej, e-mailem lub w Usłudze, przed dodaniem lub zastąpieniem dalszego podmiotu przetwarzającego.
• Użytkownik może zgłosić sprzeciw z uzasadnionych przyczyn. Jeżeli nie dojdzie do porozumienia, Użytkownik może zamknąć konto i otrzymać zwrot za niewykorzystany opłacony okres.
• Opernt zawiera z każdym dalszym podmiotem przetwarzającym umowę z równoważnymi obowiązkami ochrony danych i odpowiada za działania tego podmiotu.

7. Przekazywanie poza EOG

Dane są przechowywane w Unii Europejskiej. Jeżeli dalszy podmiot przetwarzający uzyskuje dostęp do danych spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, Opernt zapewnia odpowiednie zabezpieczenia (art. 46 RODO). Są to standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej lub ramy ochrony danych UE–USA.

8. Obowiązki Użytkownika

Użytkownik:

• zapewnia istnienie podstawy prawnej przetwarzania danych;
• informuje osoby, których dane dotyczą, o przetwarzaniu zgodnie z art. 13 i 14 RODO;
• wprowadza wyłącznie dane niezbędne do celu.

9. Zwrot i usunięcie danych

Dane można eksportować w każdej chwili, dopóki konto jest aktywne. Po usunięciu konta lub zakończeniu korzystania z Usługi Opernt usuwa dane osobowe przetwarzane w imieniu Użytkownika w ciągu 30 dni. Dane w kopiach zapasowych są usuwane do 7 dni później. Wyjątkiem są przypadki, gdy prawo nakazuje przechowywanie danych.

10. Pierwszeństwo

Jeżeli niniejsze warunki są sprzeczne z Regulaminem w sprawach przetwarzania danych osobowych, rozstrzygają niniejsze warunki.