Conditions de traitement des données

Annexe aux Conditions d'utilisation En vigueur à compter du : 8 octobre 2026

Les présentes conditions constituent un accord entre l'Utilisateur en qualité de responsable du traitement et SIA "Qhosting" (n° d'immat. 40103183497) en qualité de sous-traitant (« Opernt ») au titre de l'article 28 du règlement général sur la protection des données (RGPD). Elles s'appliquent aux données personnelles qu'Opernt traite pour le compte de l'Utilisateur.

1. Objet et durée

Opernt traite les données personnelles uniquement dans la mesure nécessaire à la fourniture du Service conformément aux Conditions d'utilisation, pendant toute la durée d'utilisation du Service et jusqu'à la suppression des données selon la section 9.

2. Nature et finalité du traitement

Le traitement comprend :

• le stockage et l'organisation des données ;
• la préparation des créances et des factures ;
• la reconnaissance et le rapprochement des paiements ;
• l'envoi de notifications et de relances ;
• le stockage des documents ;
• la mise à disposition de l'espace locataire.

3. Personnes concernées

• Locataires, y compris les locataires anciens et prospectifs.
• Contacts et cautions des locataires.
• Payeurs figurant dans les opérations bancaires de l'Utilisateur.
• Autres personnes dont l'Utilisateur saisit les données.

4. Catégories de données

• Nom et coordonnées.
• Code personnel ou date de naissance, si l'Utilisateur les saisit.
• Données du bail, créances, paiements, impayés et dépôts de garantie.
• Numéro de compte bancaire et informations de paiement.
• Documents et notes.
• Données d'utilisation de l'espace locataire.

L'Utilisateur ne saisit pas de données relevant de catégories particulières, sauf nécessité.

5. Obligations d'Opernt

Opernt : 1. ne traite les données que sur instruction documentée de l'Utilisateur. Il s'agit des Conditions d'utilisation, des présentes conditions et des actions de l'Utilisateur dans le Service. Font exception les cas où le traitement est exigé par la loi ; 2. informe immédiatement l'Utilisateur s'il estime qu'une instruction enfreint les exigences de protection des données ; 3. veille à ce que les personnes ayant accès aux données soient tenues à la confidentialité ; 4. met en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées (article 32 du RGPD), décrites à la section 11 de la Politique de confidentialité ; 5. aide l'Utilisateur, dans la mesure du possible, à répondre aux demandes des personnes concernées. Si Opernt reçoit une demande directement, il la transmet à l'Utilisateur ; 6. aide l'Utilisateur à satisfaire à ses obligations au titre des articles 32 à 36 du RGPD, compte tenu de la nature du traitement et des informations dont Opernt dispose ; 7. informe l'Utilisateur sans retard injustifié, et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, de toute violation de données personnelles affectant les données de l'Utilisateur. Opernt fournit les informations dont il dispose et dont l'Utilisateur a besoin pour notifier l'autorité de contrôle ; 8. fournit, sur demande, les informations nécessaires pour démontrer le respect des présentes conditions. Opernt autorise des audits raisonnables convenus au préalable par écrit.

6. Sous-traitants ultérieurs

• L'Utilisateur donne une autorisation générale d'utiliser les sous-traitants ultérieurs énumérés à la section 8 de la Politique de confidentialité.
• Opernt informe l'Utilisateur au moins 30 jours à l'avance, par e-mail ou dans le Service, avant d'ajouter ou de remplacer un sous-traitant ultérieur.
• L'Utilisateur peut s'y opposer pour des motifs raisonnables. À défaut d'accord, l'Utilisateur peut clôturer son compte et obtenir le remboursement de la période payée inutilisée.
• Opernt conclut avec chaque sous-traitant ultérieur un contrat comportant des obligations de protection des données équivalentes et répond des actes du sous-traitant ultérieur.

7. Transferts hors de l'EEE

Les données sont stockées dans l'Union européenne. Si un sous-traitant ultérieur accède aux données depuis l'extérieur de l'Espace économique européen, Opernt assure des garanties appropriées (article 46 du RGPD). Il s'agit des clauses contractuelles types de la Commission européenne ou du cadre de protection des données UE–États-Unis.

8. Obligations de l'Utilisateur

L'Utilisateur :

• s'assure qu'il existe une base juridique pour le traitement des données ;
• informe les personnes concernées du traitement conformément aux articles 13 et 14 du RGPD ;
• ne saisit que les données nécessaires à la finalité.

9. Restitution et suppression des données

L'Utilisateur peut exporter ses données à tout moment tant que le compte est actif. Après suppression du compte ou cessation d'utilisation du Service, Opernt supprime les données personnelles traitées pour le compte de l'Utilisateur dans un délai de 30 jours. Les données présentes dans les sauvegardes sont supprimées jusqu'à 7 jours plus tard. Font exception les cas où la loi impose de conserver les données.

10. Primauté

Si les présentes conditions sont en contradiction avec les Conditions d'utilisation sur des questions de traitement des données personnelles, les présentes conditions prévalent.